Der Datenschutz im Arbeitsverhältnis – wie hat der Arbeitgeber mit meinen Daten umzugehen? Am 25.5.2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zusammen mit dem reformierten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft getreten. Durch die Reform wurde auch der Beschäftigtendatenschutz erheblich gestärkt. Der nachstehende Beitrag liefert einen Überblick über die wesentlichen Rechte und Pflichten des Arbeitgebers im Umgang mit den Daten des Arbeitnehmers (Beschäftigtendatenschutz):
Darf mein Arbeitgeber Daten über mich sammeln? Wenn ja, welche? Die Verarbeitung personenbezogener (Beschäftigten-) Daten ist dem Arbeitgeber grundsätzlich verboten, wenn sie nicht ausdrücklich vom Gesetz erlaubt ist oder der Arbeitnehmer der Datenverarbeitung zugestimmt hat. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen von Gesetzes wegen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, § 32 BDSG. Für andere Zwecke bedarf es der Einwilligung des Arbeitnehmers, wobei diese nur wirksam ist, wenn der Arbeitnehmer darauf hingewiesen wird, dass er diese jederzeit widerrufen kann.
Darf der Arbeitgeber Bewerberdaten speichern?
Die Speicherung personenbezogener Daten darf nur zweckgebunden erfolgen. Ist die Stelle einmal besetzt, besteht kein Grund mehr, die Informationen der abgelehnten Kandidaten aufzubewahren. Da es jedoch auf der Grundlage des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu einer Klage von Seiten der Bewerber kommen kann, dürfen Unternehmen die Daten aufbewahren, solange sie mit Auseinandersetzungen mit nicht berücksichtigten Bewerbern rechnen müssen. Die zulässige Aufbewahrungsdauer beträgt maximal sechs Monate. Behält sich der Arbeitgeber vor, die Bewerbung für zukünftig zu besetzende Stellen aufzubewahren, bedarf dies der Zustimmung des Bewerbers. In jedem Fall ist es dem Arbeitgeber untersagt, die Daten an Dritte weiterzugeben.
Welche Fragen darf der Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren stellen? Die Fragen nach einer bestehenden Schwangerschaft, nach dem Familienstand und dem Glauben, der politischen Überzeugung und der Herkunft sind gänzlich unzulässig. Fragen nach einer Schwerbehinderung, vorhandenen Krankheiten, Vorstrafen und zu den Vermögensverhältnissen können zulässig sein, wenn diese sich auf die konkrete Tätigkeit auswirken.
Darf der Arbeitgeber meine Daten an Dritte
(z.B. Behörden) weitergeben oder anderweitig
veröffentlichen? Nein! Der Arbeitgeber ist grundsätzlich ohne Einwilligung des Arbeitnehmers nicht berechtigt, personenbezogene Daten, die für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben worden sind, an Dritte weiterzuleiten. Werden die erhobenen Daten allerdings zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit oder zur Verfolgung von Straftaten benötigt, ist die Weitergabe an die Behörden zulässig.
Darf der Arbeitgeber meine E-Mails lesen? Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos nicht gestattet, kann er den E-Mail-account einsehen – Gleiches gilt für sonstigen dienstlichen Schriftverkehr. Schwierig wird es hingegen, wenn die private Nutzung des
E-Mail-Accounts vom Arbeitgeber gestattet wurde. In diesem Fall darf der Arbeitgeber die E-Mails nur lesen, wenn er ein berechtigtes Interesse geltend machen kann, etwa wenn zu befürchten steht, dass dem Arbeitgeber durch die mangelnde Einsicht in die E-Mails ein großer Schaden droht.
Darf der Arbeitgeber meinen Arbeitsplatz über-wachen? Grundsätzlich wird zwischen der Videoüberwachung im öffentlich zugänglichen (z. B. Bahnhöfe, Kaufhäuser) und im nicht öffentlich zugänglichen Bereich (z. B. Werksgelände, Lager oder Personalräume) unterschieden.
Bei öffentlich zugänglichen Flächen und Arbeitsplätzen ist die Videoüberwachung nur erlaubt, soweit sie zur Aufgabenerfüllung öffentlicher Stellen, zur Wahrnehmung des Hausrechts oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen für konkret festgelegte Zwecke erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Auf die Videoüberwachung muss hingewiesen werden. Eine Videoüberwachung in Bereichen, die überwiegend der privaten Lebensgestaltung der Beschäftigten dienen (Sozialräume, Schlafräume, Toiletten etc.), ist dagegen grundsätzlich unzulässig.
Eine verdeckte Videoüberwachung ist nur in sehr eingeschränktem Umfang erlaubt: Es muss ein konkreter Verdacht hinsichtlich einer strafbaren Handlung oder einer anderen schweren Verfehlung zu Lasten des Arbeitgebers vorliegen; weniger einschneidende Mittel müssen ausgeschöpft sein; die Videoüberwachung darf als einziges Mittel verbleiben und darf insgesamt nicht unverhältnismäßig sein.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich das Unternehmen verlasse? Der Arbeitgeber ist zur Löschung sämtlicher Daten verpflichtet, soweit nicht noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bestehen (Zeugniserteilung, Zahlungs-ansprüche usw.) oder Spezialvorschriften Aufbewahrungspflichten vorsehen, Art 17 DSGVO. So müssen Lohn- und Gehaltsunterlagen z. B. bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber gegen den
Datenschutz verstößt? Bei besonders schwerwiegenden Verstößen drohen Geldbußen von bis zu 20 Millionen EUR oder bei Unternehmen bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs, wobei der jeweils höhere
Betrag als maximale Buße verhängt werden kann.
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